);

cost control


cost control

Gelir ve Giderlerde Cost Control Yönetimi

Cost control; bir tesiste gelir ve giderlerin her kaleminde ve aşamasında, her işlemin proses ve personel analizinde baştan sona kadar kontrollerin yapılarak, aksaklıkların-kaçakların-sistemsizliğin,yanlış uygulamaların, denetimsizliğin, ihmalin, zaman ve maddi kaybın, prosedür ve politikaların oluşturduğu sistemle işin ve görevin tanımlanması ve raporlama disiplini ile izlenmesi sonucu oto kontrollü kurumsal yapının oluşturulup,bunun neticesinde profesyonellik, uzmanlık, bilgi birikimi ile sürekli iyileştirmelerin ve toplam verimliliğin artırılması işlevidir.


Otelcilikte projelendirme, inşaat ve işletme aşamalarında otel mühendisliği ve otel teknolojisi cost control’ü harekete geçirir. Otellerin mimari projelerinin yapımında tüm teknik alanların ve donanımların ince hesabı, en uygun konumlarının belirlenmesinde tecrübeli otelcilerin istihdam edilmesi durumunda fonksiyonel olmayan ve yeniden yapılması çok pahalıya mal olacak gereksiz maliyetlerden kurtulmak mümkün olmaktadır.

Dolayısıyla cost control otelin yatırım maliyetinden oda satış rakamına, personel maaşından reklam maliyetine, jet-ski kiralama ücretinden fuar maliyetlerine, animasyon programlarından kullanılacak kartuj sayısına kadar tüm gelir ve gider kalemlerinde aktif ve etkin olmalıdır.

Özellikle herşey dahil konseptinin genişleyerek uygulanmakta olduğu tesislerde yatak arzının talepten fazla olması nedeniyle satış fiyatlarının nispi olarak azaldığı, kar marjının sürekli düştüğü, otelciliğin cazibesini yitirdiği, rekabetin ve maliyetlerin bu denli artıp hayati önem kazandığı günümüzde gelir ve gider maliyetleri bir anda en öne geçmiş ve işletmelerin öncelikle odaklaştığı yönetim konusu olmuştur.

Aslında maliyetleri aşağı çekmekle birlikte satış fiyatlarını artırmak için de çalışmalar yapılmalıdır. Zira gereksiz ve israf olan maliyetlerin dışındaki olması gereken maliyetlerin aşırı aşağıya çekilmek istenmesi ile kalitenin düşmesi sonucu misafir memnuniyetsizliği gündeme gelecektir.
Bugün aynı bölgedeki, aynı kapasite, aynı doluluk, aynı konsept, aynı personel sayısı ve aynı fiyatlarla ve teknoloji ile konfor üreten,hizmet veren otellerde bile yiyecek-içecek costu ve genel cost’ta belirli bir rakam hedeflense de sonuçta yönetim prensip ve politikalarından, kullanılan teknoloji-donanım ve ekipmanlardan, yönetici ve personel bilgi birikiminden kaynaklanan nedenlerden en az 1 – 2 euro farklılıklar ortaya çıkmaktadır.
Kışın mevcut personelini tutmak için ucuz fiyatlarla açık kalan otellerde, otelin kullanımından kaynaklanan yıpranma payının hesabı yapılmamaktadır. Bugün sadece personelini istihdam etmek için kışın ucuz fiyatlarla açık tutulan ve sonuç olarak kar etmeyen oteller vardır.,
Kasım – Mayıs ayları arasında geçerli olan kış turizmi otelin Avrupa Pazarında ortalama fiyatlarını aşağıya çeken bir dezavantaj da oluşturmaktadır. Otelin Nisan ayı düşük kış fiyatları nedeniyle sezondaki ortalama fiyatları da aksiyonlarla aşağıya çekilmektedir.
F&B Derneği, Profesyonel Aşçı Birlik ve Dernekleri özellikle Büfelerde Görsellik , Ekonomik ve Rasyonel Depolama, Depolama ve Şoklama Yöntemleri, Satınalma Teknikleri ve İncelikleri, Maliyetleri Azaltıcı Büfe Düzenlemesi ve Pişirme Yöntemleri üyelerine ve hatta otel yönetimine seminer, kurs, cd tanıtımları yapmalarının çok faydaları olacağı kesindir. Keza Profesyonel Otel Yöneticileri Derneği, Teknik Servis Derneği, İnsan Kaynakları Derneği, Houskeeping Derneği, Ön Büro Derneği, F&B Derneği ve Mutfak konusundaki Dernek ve Birlikler, maliyetlerin disiplinli ve kabul edilebilir bir seviyeye kadar çekilmesi için danışman firmalarının kullandıkları Otelcilik teknik, yöntem ve sistemlerle ilgili çalışmalarını ve birikimlerini otellere aktarmalıdırlar. Kısaca Otellerde Maliyetlerin azaltılmasında günümüzdeYönetim Danışmanlığı ve Eğitim Danışmanlığına başvurulması kaçınılmazdır.
Herşey dahil sisteminde otel personelinin %40a’yakınının Mutfak, Yiyecek-İçecek’te istihdam edilmesi ve Genel Cost’un sezonda yaklaşık %40’ını Yiyecek-İçeceğin oluşturmaktadır. Satınalma Departmanı her bir yiyecek ve içecek ürününün ürün sınıflandırması altında kişi başına tüketimlerin trendlerini aylık bazda raporlamalı ve analiz etmelidir. Satınalma, her şey dahil resort bir otelde genel costu’unun %30 – 40’ı kadar yiyecek-içecek alımı gerçekleştirdiği dikkate alındığında daha etkin ve bilimsel teknik ve yöntemlerin uygulanması sonucunda %10’lık tasarruf sağlanması halinde kişi başı 1.- Euro costlar aşağıya çekilmiş olacaktır. Otellerde Maliyetlerin azaltılmasında çok önemli işlevi olan Satınalma ve Depolama konusunda sektörel bilgi paylaşımı sağlanmalıdır.
Tüketim – Üretim – Gelir – Satış – Personel Planlaması – Verimlilik – Tanıtım vb.konularda Otelcilikte kullanılan ratio’lar ; operasyonun kalitesini, başarısını, karlılığını, standartlarını ve beklenen değerlerini ortaya koyar. Bu ratio’lar (oranlar)tesisin durumunun, sistemin işleyişinin göstergesidir.
Elbette bu ratio’lar tesisin türü, yıldızı, konsepti, bölgesi, konumu,doluluğu, fiyatları, standartları, müşteri pazarı gibi farklı kriterlere göre oransal farklılıklar, değerler oluştursa da her otel hedeflediği gelir, gider ve servis kalitesinin ratio’larını çıkarmalı veya danışman firmalara çıkartmalıdır. Bu ratio’lar otelin tüm departmanlarında bütçelenmelidir.
Turistik bir tesisin bütün gelir ve giderinde bu detaylara girebilecek kişinin bilgi birikimi, deneyimi, sistem kurma ve kurumsallaşmadaki profesyonelliği gününmüzde maalesef ancak Üst Yönetim pozisyonunu üstlenecek az sayıdaki kişilerde mevcut olabilmektedir. Cost Controller pozisyonunda göreve başlayan kişi ise daha ziyade Genel Müdürün ve Muhasebe Müdürünün önerdiği görevleri ve yiyecek içecek costu – mahsup işleri ve sayımlarla uğraşmaktadır.

Genel Müdür liderlik vasıfları ile yönetim kadrosunu ve tüm personeli katılımcı,demokratik, paylaşımcı, motive edici, eğitici, personeli gözlemleyici, kriz yönetici, takip edici, tüm tesisi ve operasyonu denetleyici, işletme içi ve dışında gelişmeleri-değerlendirmeleri yakınen izleyici, kadrosunu destekleyici,cesaretlendirici, gelişmelerden ve yapılan her işten haberdar olarak planlamalar yapmalı, onları yönlendirmeli ve koordine etmelidir.
Genel Müdür bütçe odaklı-cost control ve genel işleyiş ile ilgili etkin sabah toplantıları-hafta sonu kahvaltılı toplantılar-haftalık toplantılar-ay sonu faaliyet toplantıları-bütçe değerlendirme toplantıları-aylık personel toplantıları-misafir memnuniyeti ve personel memnuniyeti toplantıları-performans değerlendirme ve sertifikasyon toplantıları yapmalı ve bu toplantılarda raporlama-yorumlama-değerlendirme konularında analitik yoğun ilginin oluşmasını ve çözümlerin ortaya konmasını sağlamalıdır

COST CONTROL’UN AMACI VE PROSEDÜRLERİ

COST CONTROL’UN AMACI :
Birim maliyeti hesaplamak,
İşletme faaliyetlerini kontrole yardımcı olmak,
Planlamaya yardımcı olmak,
Alınacak kararlara yardımcı olmak,
Hedeflenen sonuçları belirlemek,
Personelin işletme hedefleri doğrultusunda çalışmasını sağlamak,
İşletmenin değişen şartlara ve hedeflere uyumunu temin etmek,
Ulaşılan sonuçları ölçmek,periodik zamanlarda rapor hazırlamak,
Hedeflenen ile gerçekleşmesi beklenen sonuçlar arasındaki uyumsuzluk ortaya çıkacağı tahmin ediliyorsa önleyici önlemleri belirlemek,
Eğer uyumsuzluk ortaya çıkmışsa, düzeltici önlemleri ilgililere bildirmektir.

COST CONTROL PROSEDÜRLERİ :
Günlük işler:
İşletmenin karlılığını yüksek standart ve kaliteye sadık kalarak maksimum hale getirmek için sıhhatli maliyet kontrol sistemleri saptanmalı, uygulaması sağlanmalı, kontrol edilip, denetlenmelidir,
Analizler yaparak ve raporlar hazırlayarak idarenin tüm kademelerine maliyetler ve problemler konusunda bilgi verilmelidir,
Malzeme alımları konusunda öneriler sunulmalıdır,
Günlük tesellüm, ambar, depolama ve ambardan çıkışlar kontrol edilmelidir,
Yemek ve barlar porsiyon ve reçete kontrolleri yapılmalıdır,
Departmanlar arası transfer, zayiatların ve iadelerin bilgisayar girişi günlük olarak yapılmalıdır,
Barlar satış noktalarından gelen satış miktarları gece sonu sayımlarının bilgisayara işlenerek, stoklardan düşümü sağlanmalıdır,
Günlük depodan gelen irsaliye, fatura ve ambar çıkış fişlerinin kontrolü yapılmalı; bu işlem tamamlandıktan sonra fatura girişleri onaylanarak muhasebeye teslim edilmelidir. Depodan barlara talep fişleri ile barlara çıkan içkilerin günlük olarak ilgili barlara girişleri yapılmalı,gece sonu yapılan bar sayımlarına göre barların artısı ve eksisi kontrol edilmelidir.
İşletmenin günlük gelir,gider miktarları ile girişlerinin (Guruplandırılmış sayı ve TL tutarlarını daha önceki yıllara göre performansının karşılaştırıldığı günlük analizlerin içinde bulunduğu Günlük Durum Raporu çıkarılmalıdır.
İşletmede yapılan Özel Gecelere müteakip gün sonunda maliyetleri çıkarılmalıdır.
Departmanların talep fişleri en geç saat 10:00’ a kadar onaylanarak, talep fişlerinde gereksiz veya fazla olan malzemeler varsa iptali,
Günlük rutin olarak satış noktaları ve diğer departmanların kontrolleri ve denetlemesi yapılmalıdır,
Günlük araç km.’leri tutulmalı ve kontrol edilmelidir,
Günlük elektrik, mazot ve su sarfiyatı takip edilmelidir,
Akaryakıt giderleri harcama yerlerine göre hesaplanmalıdır,
Günlük kişi başı gelirleri departmansal olarak hazırlanmalıdır.
Tüm tesisteki gelir kalemleri ve prosedürleri izlenmeli, aksaklıklar, yanlışlıklar ve eksiklikler rapor edilmelidir.Misafir şikayet ve beklentileri dikkate alınmalıdır.
Haftalık İşler :
Menü planlaması yapılmalıdır,
Maliyet ve fiyatlandırma çalışmaları yapılmalıdır,
Ara dönem bar sayımları yapılmalıdır.
Aylık İşler :
Fiyatlandırma ve maliyet çalışmaları yapılmalıdır,
Aylık tüm işletmenin yiyecek,içecek ve genel malzeme sayımları ve envanter çalışmaları yapılmalıdır,
Muhasebeye gerek hukuksal gerekse planlamaya (kar – zarar, bütçe ve bilanço) yardımcı olmak amacıyla envanter ve sayım sonuçları en geç ayın 2’sinde iletilmelidir,
Departmanların maliyet analizleri hazırlanarak, departmansal bazda envanter farkları belirlenmelidir,
Her üç ayın sonunda yapılan envanter çalışmaları muhasebeye gönderilmelidir.

RAPORLAMA – SİSTEM KURMA :
Her işletmenin raporlamada bir sistem seçmesinin sağlanması, yatırımcının- işletmecinin ve yöneticinin istediği rapor yerine olması gereken raporlamanın işletmede uygulanabiliyor olmasının sağlanması, raporların kişilerin bilgi ve tercihlerine ve de görünmesini istemedikleri içeriklere göre yanıltıcı değil; olması gereken içeriğe göre formatlanması, rapor ve rapor yorumlama karmaşasının-eğitimsizliğinin ortadan kaldırılması, doğru yapılan raporlarla işletmenin gelir ve giderlerinde gerekli önlemlerin alınmasını-kalitenin ve misafir memnuniyetinin artmasını ve oto kontrol sağlamasının öneminin bilinmesi, rapor formatlarının standart olması ve kontrollü belge olması, raporların doğru zaman ve mekanda doğru bilgiler vermesinin esas alınması, işletme körlüğü nedeniyle zaman zaman dışardan departman müdürleri ve danışmanlar getirip yapılan işlemlerin ve maddi-manevi kayıpların-işleyişlerin rapor edilerek düzeltilmesinin sağlanması, tesiste her yöneticinin raporlamayı bilimsel olarak yorumlaması, her departmanın günlük-haftalık ve aylık çalışmalarının raporlanması ve değerlendirilmesi, her departmanın yöneticisi ve yetkililerinden öncelikle işi ile ilgili tespit-yanlış uygulamalar ve gözlemlerinin rapor edilmesinin istenmesi,böylece yetkilinin sonradan kendisine sorulmadığı gibi mazeret ve kaçamakların önüne geçilmesi, kişileri raporların içeriği ve raporlama becerileri ile değerlendirme olanağının elde edilmesi, personel ve yetkilinin bir olayı-yanlış uygulamayı-kaçağı-sistem dışındaki ve prosedürlere aykırı bir konuyu sormadan rapor etmesinin sağlanması, geçmiş yıl gelir ve gider analizlerinin kişi başı ve toplamda detaylı yapılması ve karşılaştırma yapılması, çok etkin bir kontrol mekanizmasının tüm gelir ve gider kalemlerinde sağlanması, spesifik mali raporların ve yorumların yapılması, raporlarla oto kontrol sistemi kurulması, raporların bir birleriyle entegre ve sistematik olması, raporların aydınlatıcı olması ve yeni açılımlar oluşturması.

İnsanlar kendilerine sorulmayan bazı gerçekleri ve yanlışlıkları gizleyebilmekte ve kuralı konmayan, prosedürü hazırlanmayan belirsizliklerin oluşturduğu boşluğu alabildiğince suistimal edebilmektedirler.Manuel’ler ve Check-listler işletmelerdeki bu verimsizliğin engellenmesinde önemli bir sistem unsurudur.Bir diğer verimsizlikte yapılacak iş ve talimatla ilgili geri dönüp bilgi vermedir yani Feed Back’tir. İnsanlar sistem uygulanmayan yerlerde geri dönmemekte ve bilgi vermemektedir.’’Siz sormadınız onun için söylemedim’’ kaçamağı ve profesyonellik dışı bu tutum maddi ve manevi büyük kayıplara, yönetim zaaflarına neden olmaktadır.Yine bir diğer ekip işi olan otelcilikte benimsenemeyecek ancak karşılaşılan anlayış ‘’siz kendi işinize bakın bize karışmayın’’dır.

İşletmenin kurduğu sisteme inanması ve tüm çalışanların sisteme sahip çıkması ve kararlı bir tutumla sistemin uygulamaya geçirilmesi-doğru analiz edilmesi-istikrarlı çözümler üretilmesi ve oto kontrol sisteminin kurulması neticesinde otelin satış-odalar bölümü-yiyecek içecek ve diğer gelirlerinin artırılması, günlük gelir ve giderlerin değerlendirilmesi, bütçelerin gerçekçi olması, yeni pazarların oluşturulması, satınalmanın daha rasyonel yapılması-stok ve lojistik yönetimin daha verimli olması, personel verim ve motivasyonunun artması mümkün olacaktır.

PERSONEL :
Her departmanın ve her pozisyonun check-listleri oluşturulması, Her departmanın manuel’lerinin hazırlanması , sertifikalı elemanların istihdam edilmesi, Ay sonlarında personelin maaş tahakkuklarının yapılırken alınan avansların düşülmesi- personel cari hesaplarının doğru ve zamanında işlenmesi- kartlı personel giriş sisteminin uygulanmadığı tesislerde imza föylerindeki personelin giriş çıkışlarının ve departman shiftlerinin karşılaştırılması – yıllık izin ve off alacaklarının takibi ve Genel Müdürün bunları incelemesinden sonra puantajın yapılması, departmanların günlük puantaj tutmalarının sağlanması, işten çıkan personelin çıkış nedeninin belirlenmesi, işletme içinde gereksiz dolaştırılmadan çıkış işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Personel işten ayrılmalarında zimmetlerin alınması, çalışan personele ait bilgi formunun tutulması, prosedürü daha once belirlenmemiş bir işin yaşandığı anda yeni prosedür oluşturup tüm ilgililere ulaştırılması, departmanlara gönderilen yönetim memorandumlarının ilgili personele okutulup imzalatılmasının takibi, personelin işe alma-oryantasyon ve eğitim prosedürlerinin belirlenmesi,sezon sonlarında tüm departmanlarda personel performansının personel ile birlikte değerlendirilmesi, personelin motive edilmesi için programların yapılması, koşulsuz misafir memnuniyetinin sağlanması, departmanlarda alınan tiplerin takibinin gerekli olduğunda yapılması-departmanların kasa fazla ve açıklarının kayıtlarının gerektiğinde izlenmesi, bu tür fazlalıkların-eksikliklerin ve olağan dışı gelişmelerden yönetimin anında raporla haberdar edilmesi, her bir departmanın ve pozisyonlarının iş tanımlarının hazırlanması, yönetmelik dosyalarını oluşturulması, departmanların meslek içi eğitiminin takip edilmesi, personelle ilgili hukuki konuların ve haklarının bilinmesi, tüm departmanların organigramının bulunması, personel işe başlama ve iş bitimi ile yemek ve dinlenme saatlerinin belirlenmesi ve buna uyulup uyulmadığının denetlenmesi, personelin evraklarını tamamlamadan işe başlatılmaması, personelin izin haklarının zamanında veya en uygun anda kullandırılmasının takibi, ,mesaiyi aksatan personelin uyarılması, personel kitapçığının çıkarılıp tüm personele imza karşılığı dağıtılması, departmanlar arası iletişimin kağıtlarla değil işletim sisteminden yapılması, departmanlarda kişilere göre değil sisteme uygun fonksiyonel ve standart bir dosyalama sistemi oluşturulması, lojman ve ofislerde gereksiz klimaların çalıştırılmaması, su ve enerji kaçaklarının önlenmesi gerekir.
Iso 9001 – Mavi Bayrak – Haccp – Çevre- Safety&Security, Lejyoner, İşçi Sağlığı ve Güvenliği, Market Analiz ve Araştırması, Mali Yönetim, Prosedür Analizi, Karlılık ve Kalite Yönetim Sistemi, Cost Düşürme Programı, Bütçe Planlama ve Eğitimi, Teknik Otel Yönetimi, Gider Azaltma Teknikleri, Stok ve Envanter Yönteminde Eksiklik, Önleyici Bakım-Onarım, Hizmet Kalitesi Denetimi, Kriz Yönetimi, Yöneticilik ve Liderlik Becerileri, Takım Çalışması ve Motivasyon, Misafir İlişkisi Becerileri, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Misafir Şikayet Yönetimi, Stres Yönetimi, Eğiticinin Eğitimi, Gelir Yönetimi, Gider Kontrolü, İnsan Kaynakları Yönetimi, Satış Geliştirme, Etkili Satış ve Pazarlama, Bütçe Kontrol ve Finansal Analiz, Başarı Planlama, Yield management, Yiyecek-İçecekte Cost Control, İş Kaynakları Yönetim Süreçleri, Eğitimin Etkinliğinin Ölçülmesi, Kariyer ve Rotasyon, Takım Çalışması, Zaman ve Verimlilik Yönetimi, Etkin Gelir Yönetimi, Yiyecek-İçecek Yönetimi, Toplam Kalite Yönetimi, Bütçeleme Yönetimi, Liderlik ve İş Gücü Geliştirme konularında Uluslararası Otel Yönetim ve Geliştirme Yönetim Danışmanlığı firmalarından bir otelin üst düzey tüm yöneticileri kendi otellerinde veya dernekleri aracılığıyla bölge olarak eğitim almalıdırlar. Otel yöneticileri cv’lerinde belirttikleri bu birikimlerinin içini doldurmak durumundadırlar.

SATIŞ :

Misafir şikayetlerinin derhal rapor edilmesi ve çözümü, reklamasyonların maliyetinin takibi, reklamasyonlara zamanında ve en uygun cevabın verilmesi, reklamasyona giren hizmet ve aksaklıkların toplantılarla ele alınıp tekrarının önlenmesi, misafir anketlerinin değerlendirilmesi, işletmenin en uygun sigorta firmasına en gerekli poliçelerin yaptırılması, sigorta eksperinin işletmeyi departman müdürleri ile inceleyip tehlike arz eden yerlere önlemler aldırması, sigorta eksperi ile hızlı ve etkin iletişim ve raporlamanın yapılabilmesi önem arz eder.

BAR COST CONTROL :
Fıçı içeceklerin, premix ve post mix sisteminde üretilen içeceklerin bardak ve cl değerlerinin -köpük değerlerinin ve fiyat dengesinin bilinmesi, co2 tüketimi ve buz standartının cl değerinin tespiti, içki satışlarını artırma ve maliyetlerini düşürme tekniklerinin belirlenmesi, içkilerin en az satılandan en fazla satılana kadar aylık olarak belirlenmesi, herşey dahil sisteminde daha ucuz maliyetli alkollü ve alkolsüz içeceklerin promote edilmesi, tüketilmeyen ürünlerin menüden ve stoklardan çıkarılması, menüye girmesi gereken ürünlerin tespiti, ekstra satılan pahalı ürünlerin servis edilmeden önce fiyatının misafire menüden teyit ettirilmesi, içeceklerin bardak-cl-süsleme ve hazırlanmasına ilişkin reçetelerin tüm barlarda standart hale getirilmesi,düşük costun zaruri olduğu dönemlerde masa servisi ve şişe servisi yerine self servis ve servis bardan açık servis yapılması, bag in box içeceklerinin dahi kutularının tesellümde terazide tartılması,içeceklerin son kullanma tarihinin bilinmesi gerekir.

YİYECEK-MUTFAK COST CONTROL :
Yiyecek ve içeceğin ve diğer ürünlerin kişi başı tüketim gram ve maliyetinin belirlenmesi, F&B kuver raporunun çıkarılması, her bir restaurant ve barın satış kuver sayısı-milliyeti-doluluk oranı-satılan ürünün istatistiğinin tutulması, menülerde olmayan ürünün fiyatlandırılması, her ürünün maliyeti ve birim karı belirlenerek personelin hangi ürünü servis etmeye veya satmaya yönlendirileceğinin bildirilmesi, yiyeceklere malzeme-üretim ve işçilik maliyetinin ilave edilerek ürün bazında net karın belirlenmesi, yiyeceklerin ve içeceklerin lezzetli ve görsel olarak estetik servis edilmesi, F&B Departmanı Yiyecek-İçeçek-Temizlik-Kırtasiye- Basılı Evrak- Kağıt ve Plastik- Müşteri Malz- Dekorasyon- Mutfak L.P.G.ve Enerji Tüketimi ve Diğer Giderlerinin toplamı ve kişi başına düşen miktarın belirlenmesi, Mutfak’ta yiyecek üretimi ve menü planlamasının sağlıklı yapılması, mutfağın fiziki yapısının verimli üretime engel teşkil etmemesi, pişirme tekniklerinin yeterliliği, standart reçete ve porsiyonlamanın uygulanması,
Mutfakta üretilen ve misafirin tüketimine sunulan yiyeceklerin servis edilmesi esnasında servisin geç yapılması, servis şekli, restaurantın sıcaklığı, yiyeceklerin dayanma süresi, salonda hijyen ve haccp kurallarına uygun fiziki ve ekipman imkanları, dayanıklı ve sağlıklı ürünlerin geri dönüşümünün sağlanması, mutfak şefi-cost controller ve satınalma şefinin koordineli çalışmaları, stewarding departmanının deterjan tüketiminin kontrolü, bulaşık makinalarının periyodik bakımı, mutfak fırın ve ocaklarının gereksiz açık tutulmaması, havalandırmaların gereksiz açık tutulmaması, mutfakta ve servis’te tekstil kullanımının asgariye indirilmesi, kıştan bazı ürünlerin konserve edilmesi ve şoklanması, yiyecek costunun günlük takip edilmesi gerekmektedir.

ENVANTER :
Envanter sayımlarında kullanılan yöntem ve teknikler sistematik olması, zayilerin ne olduğu, zayi oranının boyutu, zayi nedenlerinin tespiti ve çözümü, mevcut işletim sistemi ile envanter ve bar sayımlarının oto kontrol sistemi, her türlü demirbaş ve baskılı evrakların numaralanıp departman amirlerine ve kişilere zimmetlenmesi, tesisin hiç bir m2 sinin sayımından ve denetiminden sorumlu olmayanın kalmaması, sayımı yapılan malzeme ve evrakların uygun yer ve ortamda saklanması ve güvenlik tedbirlerinin alınması, sayımların aylık yapılıp sonuçlarının kişileri bağlaması ve durumun yönetime rapor edilmesi, spot evrak ve malzeme sayımının yapılması önemlidir.

DEPOLAMA :
İçkilerin–yiyeceklerin-soğuk depo ürünlerinin-temizlik ürünlerinin-baskılı ürünlerin ve diğerlerinin depolama hijyen ve teknik esaslarına uygunluğu, depo rutubet ortamının, depo soğutma derecesinin, istifleme yöntemlerinin, depodan mal çekme yöntemlerinin, şişe ve ürün raflamanın, ürünlerin etiketlenmesinin bilinmesi, işletmenin kapasitesine göre değişik değoların bulunması, izinsiz ürünlerin tespit edilmesi, giren malların fatura-irsaliye ve sipariş fişine göre kontrol edilmesi, faturaların işlenirken doğru hesaplara işlenmesi, mal alım ve çekiminin belirli saatlerde yapılarak kontrol altına alınması, malzeme talep formlarında gerekli imzaların bulunması, depodan çekilen malların departmanın gidişatı ve aylık bütçesine uygunluğunun gözden geçirilmesi, her bir depolanan ürünün par stoklarının kontrol edilmesi, zamanında ve yeterli miktarda mal alımının takibi,
Genel depo kontrollerinin bilgisayar sistemi ile karşılaştırılarak yapılması ve cost controller ile haftalık bilgisayar girişinde mutabakat sağlanması, tedarikçi firmalardan gelmeyen faturaların istenmesi, hiçbir departman ve outletten fişsiz ve imzasız mal çekilmemesi, ambar sistemlerinin kurulması, stok ve malzeme maliyetlerine göre gelişmiş raporlama tekniklerinin uygulanması, ambar sisteminde malzemelerin girişinden çıkışına kadar geçen evredeki mal kabulü-teslim alma-sertifika-garanti-son kullanma tarihi-stoklama-çıkış-aktif ambar sayımı-ölü stokların tespiti, stokların fiyatsal değerlerinin güncelleştirilmesi işin gereğidir.

SATINALMA :
Talep doğrultusunda en uygun yiyecek-içecek ve diğer ürünlerin en uygun miktarda-en uygun fiyat ve ödeme koşulunda – en uygun satıcıdan satın alınması, satınalma’da perakende alımların yapılmaması, satınalma yapılmadan önce malzeme ile ilgili araştırmanın yapılması, depo ile koordineli çalışılması, tesellüm kriterlerine uygun malın alınması, faturasız ve irsaliyesiz malzeme alınmaması-depoya girişinin yapılmaması, satın alınan mallar için düzenlenen fatura veya irsaliyelerin fiyat kontrollerinin yapılması, peşin satın alımlarda muhasebe ile hesap kapatmadan önce fatura veya fişlerin depo tarafından görülmesi-onaylanması ve fotokopisinin alınması, tüm satın alınan malzemelerin depocu tarafından görülerek teslim alınması ve departmanlara ondan sonra çıkış yapılması, günlük değişik firmalardan fiyat alınıp analiz edilmesi, sipariş verilen ancak standartlara uymayan veya alınması uygun görülmeyen malzemelerin anında veya en kısa zamanda iade edilmesi-malzemeler irsaliye ile gelmişse mal üzerinin çizilmesi-fatura ile gelmişse hemen iade faturası kesilerek satıcıya iade edilmesi, irsaliye ile gelen malların faturasının en geç 5 günde-ay sonuna doğru gelen malların faturasının da yeni ayın en geç başında alınması, tedarikçilerin sözleşme dışındaki fiyat artışları ve düşüşlerinin yönetime ve cost controller’e anında bildirilmesi, piyasa sipariş emirlerinin yönetim veya muhaebe tarafından onaylanması, siparişlerin satıcılara verilerek kesintisiz-zamanında işletmeye gelmesinin sağlanması, iyi bir dosyalama sisteminin kurularak gelen teklifleri-numuneleri ve kataloglarının muhafazasının sağlanması, sipariş formunda olup da satın alınamayan mallar için ilgili kişilere hemen bilgi verilmesi,ürün fuarlarına gidilmesi, firmaların yerinde incelenmesi, işletmenin minimum stoklarla imalat-üretim veya hizmet amacına yönelik tüm teknik ve sistematik planların yapılması ve raporların hazırlanması, satın almada hijyen ve haccp kurallarına uyulması, satmaktan ziyade satınalmanın kazandıracağına inanılması, etkin piyasa araştırmasının yapılması, tedarikçi firmalarla kotalı sözleşmenin tercih edilmemesi, gerektiğinde üreticinin bizzat üretim yerine gidilmesi ve denetlenmesi, satın alınacak ürünün kişi başı maliyeti-tüketim miktarı-ürün memnuniyet yüzdesi-toplam gecelemeye göre toplam tüketim miktarı ve cost oranının önceden belirlenmesi, satın almaların aniden ve detayları yapılmadan yapılmaması-diğer işletmelerden görüş ve referans alınması, geçmiş yıllarda satın alınan ürünlerin fiyat artışlarının önceden yapılması, satınalma da politikaların ve stratejilerin belirlenmesi, satın alma performansının ölçülmesi, satınalma da maliyet düşürme yöntemlerinin uygulanması, tedarikçi firmalarla yapılacak sözleşmelerin hukuki yönden işletmenin menfaatlerine uygun hazırlanması-herhangi bir hastalık ve şikayet konusunda tedarikçi firmanın 3. şahıs mali mesuliyetinin devreye girmesinin sağlanması, son liste fiyatından fatura altı ve diğer indirimlerin elde edilmesi, satınalma mal alış fiyat karşılaştırmasının yapılması gerekmektedir.

MUHASEBE :
Acentalara ve cari hesap çalışmalarında faturaların bekletilmeden günlük kesilmesi ve postalanması, günlük santral telefon raporunun detaylı kontrol edilerek özel görüşmelerin cari hesaba geçirilmesi, her departmanın bütçesinin yapılması, bütçelerdeki gider aşmalarının önlenmesi için departmanların bilgilendirilmesi, banka cüzdanlarının günlük işletilmesi, günlük finans raporunun tutulması, pos hesaplarının günlük takip edilmesi, her ay sonu banka ekstrelerinin alınması, banka işlemleri para yatırma ve para çekme işlemleri hariç telefon bankacılığı veya internet bankacılığı yoluyla halledilmesi, kur ve nakit akım tablosunun günlük yapılması, ssk giriş ve çıkışları-resmi kira sözleşmeleri, resmi bildirimlerin ve uyarıların zamanında yapılması, kiraların zamanında tahsil edilmesi, Acenta sözleşmeleri-tedarikçi firma sözleşmeleri-kiracı sözleşmeleri ve diğer tüm sözleşmelerin içeriklerinin tasnif edilerek dosyalanması ve sözleşmelerin ödeme-fiyatlar-indirimler ve özel durumlarının takip edilmesi, Acentalarla işletme arasında sözleşmede detayları belirtilmediğinden yaşanan sorunların ek bir protokol ile karşılıklı çözümünün sağlanması, çek-senet ve nakit ödeme ve tahsilatların takibi, günlük gelir raporuna ilaveten tüm giderlerin raporda bugün-bu ay-bu yıl olarak işlenmesi ve kişi başı değerleri-cost oranları ile işletmenin alacak ve borçları, kişi sayılarının raporlanması, satıcı ve acenta mutabakatlarının 15 günde – 30 günde bir yapılması, işletmenin başka müşavir firmalar tarafından mali yönden denetlenmesi, Acenta ödemelerinin yaşlandırma tablosunun günlük takip edilmesi ve ödemeyi aksatan şirketlerin anında yönetime bildirilmesi ve tedbir alınması, sorunlu ve mahkemelik borçlar ve alacakların takip tablosunun çıkarılması, şüpheli alacakların ve şirket istibaratının piyasadan da takip edilmesi, Tüm departmanların gelir ve gider kalemlerinde ideal ratio’ların oluşturulması, Ön Büro check- outlarının kontrol edilmesi, Muhasebede aksıyan işlerin ve raporda belirtilmeyen konuların rapor edilmesi ve sormadan söylenmesinin sağlanması, mahsup işlerinin günlük yapılması, tüm ön büro gelir kalemlerinin günlük ve seri numaralı zimmetli fişlerle yapılması, departmanları raporlar ışığında bilgilendirme ve uyarma işlevinin yerine getirilmesi, Acenta aksiyonlarının ve aksiyon trafik chartının kontrol edilmesi – çocuk indirimlerinin ve belgelerinin kontrol edilmesi-early bookingler ile special offer ların birlikte kullanılıp kullanılmayacağının kontrol edilmesi-rehber katkı paylarının nasıl mahsup edileceğinin belirlenmesi, %10 dan %100 doluluğa kadar yaz kış gelir ve giderlerin toplamda ve kişi başına değerlerinin belirlenmesi, buna gore hangi aylarda ve hangi dolulukta kaç personelle çalışılacağı-hangi cost oranlarına ulaşılacağı gibi çarpıcı sonuçların ortaya konması, Günlük departman ve toplamda işletmenin gelir ve giderlerinin tablolanması-karşılaştırılması, Muhasebede çok kullanıcılı- yetki kısıtlamalı-hızlı ve güvenli-entegre programla çalışan bir bilgi işlem sisteminin kurulması, çiçek siparişine kadar her işlemin imzalı ve kayıtlı teslim edilmesi,detaylı mali işlemler ve ödemeler takviminin oluşturulması, aylık faaliyet raporları ve cost raporlarının hazırlanması, mali tabloların hazırlanması, hesap planlarının organize edilmesi ve konsolide edilmesi, gelirler kontrolü-genel muhasebenin vergi mevzuatı ve muhasebe standartları esaslarına gore düzenlenmesi, Harici ve dahili yazıların cc (bilgi için) yetkili kişi olmadan yayınlanmaması, Her yazının faks kapağından yazının bloklama ve formatının tüm departmanlarda aynı olması, Bütçeleme hedeflerini tutturabilmek için her yazıcıdan çıkan yazının mümkünse tek bir merkezden çıktısının alınması-çıktıların sekretarya tarafından görülebilmesi ile işle ilgisi olmayan ve zaman kaybına neden olan çıktıların önüne geçilmesi, internetin yetkisiz kişilerce kullanılmasının ve gereksiz yerlere girilip sisteme virüs girmesinin kontrol altına alınması, Kullanılmış kağıtların arka yüzünün de bazı müsvette çalışmalarda kullanılması, Telefon haberleşmesinin ekonomik şebeke ve hat grubundan yapılması, Her departman için hakların detaylı bildirildiği Authorisation List çıkarılması, Adisyonların üzerinde Ödenmez ve İkramların kesinlikle memoranduma gore düzenlenmesi ve aynı gün kim tarafından kimlere ikram edildiğinin açıklanarak imzalanması, bu evraklarda karalama ve onaysız iptal yapılmaması, sistem ile fiili günlük adisyon dökümünün karşılaştırılması, adisyonlarda ürünlerin sayısının rakamla da yazılması, her türlü fiş-bilet – captain order ve adisyonların zimmetlenmesi ve sayım prosedürünün çıkarılması, kayıp ve gelmeyen baskılı evrağın anında araştırılması ve rapor tutulması, personelin üstünde para bulunmaması, her bir departmanın malzeme giriş-çıkışları ile muhasebenin kayıtlarının çapraz kontrol sistemi ile denetlenmesi, Muhasebe seri baskılı evraklarda kasti yapılan bir deneme hatasını ortaya çıkarıp çıkaramadığının yönetimce test edilmesi, departmanların yaptığı rutin harcama kalemlerinin departman yetkilisi tarafından da check edilmeden ödemesinin yapılmaması, cost controller’in de denetlenmesi-onun raporlarının ve yorumlarının ne kadar sağlıklı olduğunun incelenmesi, özellikle F&B departmanı ile ters düşen Cost Controller’in bazı rakamları kasten öne çıkarıp çarpıcı rapor ve yorumlara neden olup olmadığının izlenmesi, Teknik Servisin dışında Cost Controller in günlük enerji sarfiyatlarını ve kritik noktaları check etmesinin sağlanması, Cost Controler’in tedarikçi firmalarla yapılan tüm anlaşmaları irdeleyerek indirimlerin ve diğer taahhütlerin maddi avantaj ve getirileri ile yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi, kanuni işlemlerin ve ödemelerin zamanında yapılması,aylık olarak detaylı envanter ve cost raporuna ilaveten kar zarar raporu-bütçe revizyon raporu-bütçe ve realize rakamlarla sapmaların tespiti-bilanço-mali yıl performans raporu-mizan-amortisman-mutabakat raporu-ön büro ve muhasebe mutabakat raporu-borç alacak raporu-k.d.v ve muhtasar-kur farkları hesaplama raporu-ortaklar cari hesap cetveli-depo stok devir hızı tablosu-sözleşmeli tedarikçi firmalar promosyon takip çizelgesinin düzenlenmesi, İşletmede mal ve idari operasyonel denetleme yapılması, Mali ve idari yapının prosedürlerinin oluşturulması,Yıl sonunda mali tabloların danışman firma tarafından sisteme göre incelenip yatırımcıya rapor sunulması, Kurumsal mali yapının oluşturulması, Personel genel durumu, Personel Sirkilasyonu, Aylık ortalama personel sayısı, Personel maliyetlerinin çıkarılması Muhasebenin görev alanına girmektedir.

TEKNİK SERVİS :
İşletmenin maliyetleri aşağıya çekmek için kendi enerjisi ve suyunun kendisi üretmesi için fizibilite yapılması, İşletmenin her köşesinin tüm departman müdürleri tarafından periyodik inspekte edilmesi ve rapor düzenlenmesi, arıza bakım ve onarımlarının garanti kapsamı dışında olanlardan bir kısmının kendi elemanları tarafından yapılması, firmaların yaptıkları tamir ve onarımlarda işin başında bulunulması ve faturada belirlenen işlerin tek tek check edilmesi,her donanım ve ekipmanın manual’inin bulundurulması, tehlikelere karşı önlem alınması, arıza formlarında belirtilen işlerin teknik servis tarafından derhal yapılması ve önemli işlerde geri dönülüp olumlu veya olumsuz bilgi verilmesi, arıtma tesisatının düzenli kontrol edilmesi ve dengesizlikte veya arızalarda derhal müdahale edilmesi, gürültü kirliliğinin jenaratör-çiller grubu-arıtma motorları ve diskoda parametrelerin düzenli ölçülmesi, donanımların bakımlarının bakım takvimine göre periyodik yapılması, günlük elektrik-su-yakıt ve diğer kontrollerin yapılması, içme suyu-havuz suyu ve deniz suyu tahlillerinin periyodik yapılması, odalarda ve genel alanlarda haşere ilaçlamasının çevreye zarar vermeden ve belirli aralıklarla yaptırılmasi, çevre dostu sistemlerin tesis edilmesi, havuz kimyasallarının tüketiminin günlük ölçülmesi ve kontrol edilmesi, havuz ve plajda hijyen -safety-security önlemlerin alınması-yazılı uyarıların bulunması, gece yapılan teknik işlerin log-book’a yazılması, enerji kaybını önlemek için odaların balkon switch lerinin kontrolünün yapılması, energy saver’ların kontrolünün yapılması, klima filtrelerinin temizliğinin yapılması, banyo küvetleri kenarlarında biriken bakteriler için tedbir alınması, odalardaki erken uyarma sistemlerinin devreye sokulması, koridorlarda acil çıkış ve yangın tedbirlerinin alınması, asansörlerde güvenlik ve bakım tedbirlerinin alınması, lejyoner hastalığına önlem için kazanların belirli tarih aralığında 70 derecenin üzerinde ısıtılması, jeneratör vs için yedek yakıt bulundurulması, tesisin teknik denetiminin dışardan yetkililere yaptırılması, elektrik tasarrufu için uygun ampul-fotosel-timer kullanılması, güneş enerjisi ile su ısıtılması, enerji kaçağının araştırılması, Logarlar-deniz deşarj hattı ve su popmpalarının kontrol edilmesi, Teknik Servis Manuel’inin hazırlanması, sertifikalı elemanların istihdamı, havuzlarda ters yıkamanın yapılması, havuz ph ve klor seviyesinin günlük yapılması, arıtmadaki dengeyi sağlamak için yağ tutucuların periyodik temizliği, mutfak ve diğer departmanlarda arıtmaya giden asit kullanımının asgari seviyeye indirilmesi, çöplerin ayrıştırılması ve mümkünse satışı, bahçe sulamasında-genel alanlarda-odalarda musluk ve klozetlerde su kaçağının ve israfının önlenmesi, kaçak cd-lisanssız bilgisayar ve müzik programının bulundurulmaması, Yatırımcının tesisi vasıflar yönetmeliğine göre 5* belgesi almak için yaptırdığı geniş genel alanların soğutulması ve ısıtılmasının misafir memnuniyetini çok düşürmeyecek şekilde ve alanların yoğun kullanma zamanlarına göre devrede tutulması, acil durumlarda teknik personele tatbikat yaptırılması çok önemlidir.

GÜVENLİK :İşletmeye giriş ve çıkışta imza föylerinin düzenli tutulması ve doğru yere doğru kişinin imzalaması, izinsiz işletmeye ait eşya çıkarılmaması, çıkarılan eşyaların takibi, izinsiz ve belgesiz personel hediye ve eşyalarının çıkarılmaması, personelin ve eşyalarının girişte çıkışta kontrol edilmesi, kriz yönetimi manuelinin bilinmesi, sivil savunma-yangın-ilk yardım tatbikatlarının yapılması, tutanakların bir esasa göre iki nüsha düzenlenip bir nüshasının geciktirilmeden yönetime sunulması, Güvenlik Check-Listlerin özellikle gece detaylı tutulması ve tehlike arz eden, maddi ve manevi kayba neden olacak önemli gelişmelerin sabah erkenden yönetime sunulması, izinsiz ve kimliksiz ziyaretçinin içeri alınmaması, Işletmeye ait araçların km. ve akaryakıt tüketim trafiğinin kontrol edilmesi-imza altına alınması, araçların takip dosyasının açılması, plaka bazında araç evraklarının dosyalanması, araçların sigorta-kasko-vergi-cezalar-bakım onarım-garanti-vize işlemlerinin takip edilmesi,servis araçlarının süratlerinin ve taşıdığı kişi sayısının yasal sınırlarda olması,ziyaretçilerin içerde bulunma müsaadesinin zaman olarak kontrol edilmesi, ziyaretçinin olması gerektiği yerde bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi, yöneticilerin giriş-çıkış saatlerinin kaydedilmesi, mesai saatinde işletme dışına çıkacak personelin izin belgesine çıkış ve dönüş saatinin kaydedilmesi,araç giriş bariyerlerinin dikkatli açılıp kapatılması, misafirlerin tanınması ve selamlanması, Özel Güvenlik ve Sivil Savunma konularında bilgi sahibi olunması, şüpheli kişilerin içeri alınmaması, meslek içi eğitimlerin yapılması, giriş kapısında personelin giriş ve çıkışlarda göze çarpmamasının sağlanması gerekmektedir.
Kaynak :İzzettin YURTSEVER